Vorbereitung und Gestaltung eines WEG-Beschlusses über Baumaßnahmen

1. Vorbereitung

In Vorbereitung eines Beschlusses über bauliche Veränderungen, Modernisierungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen ist in jedem Falle der objektive Bedarf durch den Verwalter festzustellen. Sodann hat dieser mindestens drei vergleichbare Angebote einzuholen. Falls nicht genügend Anbieter ein Angebot abgeben, sind entsprechende Versuche in größerer Anzahl nachzuweisen. Die Eigentümer sind über den Umstand zu informieren. Diesen ist Gelegenheit zu geben zu entscheiden, ob weniger Angebote ausreichen oder evtl. sogar eine weitere Ausschreibung erfolgen soll.

Die vorliegenden Angebote sind der Einladung zur Versammlung beizufügen, da in der Regel nicht erwartet werden kann, dass die Eigentümer ad hoc die Angebote in der Versammlung vollumfänglich beurteilen können. Bei dringend erforderlichen Sanierungsmaßnahmen, die zur Meidung weiterer Folgeschäden dringend beschlossen werden müssen, hat der Verwalter in der Einladung auf das Erfordernis der Anwesenheit oder der Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht zur Meidung von Schadenersatzansprüchen gegen die nicht mitstimmenden, sich der Stimme enthaltenden oder mit nein stimmenden Eigentümer hinzuweisen, vgl. BGH Az. V ZR 9/14.

In der Versammlung sollten sodann Erläuterungen und Belehrungen durch den Verwalter zu den Erfordernissen, Grundlagen und Vorschlägen für die geplanten Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung erfolgen. Liegt dem Tagesordnungspunkt ein Antrag eines Eigentümers zugrunde, von dessen Rechtswidrigkeit der Verwalter überzeugt ist, hat er vor der Beschlussfassung auf die entsprechende Rechtswidrigkeit ausdrücklich hinzuweisen, um eine Kostenlasthaftung des Verwalters im Sinne von § 49 Abs. 2 WEG im Falle eines Anfechtungsprozesses zu vermeiden.

2. Beschlussfassung

In der Beschlussfassung zur Durchführung einer baulichen Maßnahme ist anzugeben:

Welches Unternehmen führt welche genau und konkret zu bezeichnende Maßnahme in welchem Zeitraum und zu welchen Konditionen aus? Auf das entsprechende umfassende Angebot und den Vertragsentwurf der jeweiligen Firma ist konkret Bezug zu nehmen bzw. dessen Aufbewahrungsort (bspw. als Anlage zum Versammlungsprotokoll) ist anzugeben.
Im Beschluss ist des Weiteren dem Verwalter die Vollmacht zum Abschluss des konkret zu bezeichnenden Vertrages zu erteilen.
In der gleichen Versammlung ist auch über die Finanzierung der Maßnahme zu beschließen. In der Regel wird hier eine Sonderumlage in Betracht kommen. Zu definieren ist, wie hoch sich diese belaufen soll. Dabei sind eventuelle Preissteigerungen durch kurzfristig erforderliche Nachträge ebenso einzukalkulieren, wie das Verlangen der bauausführenden Firma auf Stellung einer Bauhandwerkersicherung gem. § 648a BGB.
Gleichzeitig ist festzulegen, wie der Verwalter im Falle eines Verlangens nach einer Bauhandwerkersicherung verfahren soll. Hier kann bspw. sogleich beschlossen werden, dass diese in Form einer Bürgschaft durch das kontoführende Kreditinstitut gestellt werden soll. Dann müsste der Verwalter bereits im Vorfeld der Versammlung eine entsprechende Abklärung der Konditionen vornehmen. Alternativ käme auch eine Hinterlegung in Betracht.
Für den Fall, dass die Bausumme die Höchstbegrenzung aus der Grundbesitzerhaftpflichtversicherung übersteigt, muss der Verwalter die Eigentümer auch über das Erfordernis eines zusätzlichen Abschlusses einer Bauherrenhaftpflichtversicherung belehren und entsprechende Angebote unterbreiten.
Wann soll der Verwalter den Auftrag auslösen? Ohne gesonderte Formulierung hat er dies unverzüglich nach Beschlussfassung durchzuführen. Bei jedenfalls risikobehafteten Projekten kommt alternativ auch in Betracht festzulegen, dass der Vertrag erst nach Eingang sämtlicher Zahlungsvorschüsse aus der Sonderumlage oder sogar erst nach Eintritt der Bestandskraft des Baubeschlusses erfolgen soll. Für diesen Fall der Verzögerung müsste entsprechende Vorsorge insbesondere wegen möglicher Preissteigerungen getroffen werden. Des Weiteren sind die Eigentümer über die Möglichkeit des Kündigungsrechts durch den Bauunternehmer zu belehren.
Des Weiteren ist zu beschließen, zumindest bei größeren Bauvorhaben, wer diese überwachen soll und ggfs. zu welchen Kosten. Falls eine Baustellenabsicherung im Wege der Verkehrssicherung in besonderem Maße erforderlich ist, bedarf es auch hier der Beschlussfassung zum Ob und Wie sowie den entsprechenden Kosten.
Wenngleich die herrschende Meinung davon ausgeht, dass bei Beschlussfassung zur Vornahme eines Bauvorhabens der Verwalter ohne Weiteres auch die Vollmacht zur Abgabe weiterer Erklärungen wie Mängelrügen, Aufforderung zu Restarbeiten, Abnahme und Geltendmachung von Mängelansprüchen hat, könnte dies gleichfalls noch ausdrücklich mit beschlossen werden.
Sinnvoll ist des Weiteren insbesondere bei finanzschwachen Gemeinschaften, dem Verwalter eine Klagebefugnis ohne gesonderte nochmalige Beschlussfassung für den Fall von Zahlungsverzögerung bei der Beitreibung der Sonderumlagen einschließlich Rechtsanwaltsbeauftragung einzuräumen.
Nicht zu vergessen ist schließlich die Feststellung des Abstimmungsergebnisses sowie das konstitutive Erfordernis der Verkündung des Beschlussergebnisses in der Versammlung und im Protokoll.
Für den Fall, dass Sonderfachleute erforderlich sind, wie die Einschaltung von Statikern, Technikern oder Bausachverständigen, bedarf es einer gestuften Beschlussfassung. Hier ist insbesondere zu berücksichtigen, dass die Architekten an die Honorarbedingungen nach der HOAI gebunden sind und sich deren Honorierung grundsätzlich in Abhängigkeit vom Gegenstandswert der Bausumme gestaltet. Da dies der Architekt nicht unbedingt zu Beginn der Planung überschauen kann, sollte über eine gestufte Beauftragung der Architektenleistungen bspw. nur für die Phase der Grundlagen-/Kostenermittlung nachgedacht werden. Gerade im Architektenrecht wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass nach jeder einzelnen Leistungsphase eine neue Abstimmung zwischen Bauherren und Architekten erfolgt und somit eine Willensbildung erforderlich ist, die nach der Kompetenzverteilung im WEG den Eigentümern, und nicht dem Verwalter zusteht.
Falls durch eine Modernisierungs- oder Neubaumaßnahme nur einzelne Sondereigentümer bevorteilt werden, sind Folgekosten zu berücksichtigen. Derzeit ist umstritten, ob Beschlusskompetenz für die zukünftige generelle Umlegung von Folgekosten besteht oder hierfür eine Vereinbarung erforderlich ist (vgl. Aktuelle Info 37/16 der Kanzlei).

Noreen Walther

Rechtsanwältin

Kanzleiforum 12/2017
Rechtsanwälte Strunz ♦ Alter, Chemnitz