E-Rechnung ab 01.01.2025 im Geschäftsverkehr verpflichtend
Zum 01.01.2025 tritt die mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108) beschlossene Einführung der E-Rechnung in Kraft. Die Verpflichtung zur Ausstellung, zur Übermittlung, zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr dient der Vorbereitung der Einführung eines europäischen Meldesystems zur Umsatzsteuer, welches aus den Daten der E-Rechnungen gespeist werden soll. Aus diesem Grund müssen zukünftig E-Rechnungen einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen.
Ab dem 01.01.2025 unterscheidet § 14 (1) des Umsatzsteuergesetzes nur noch zwischen zwei Rechnungsarten – der elektronischen Rechnung und der sonstigen Rechnung.
Die Maschinenlesbarkeit ist die wesentliche Eigenschaft einer E-Rechnung, sie wird ausschließlich für die elektronische Verarbeitung erstellt und ist ohne gesonderte Hilfsmittel oder textliche Konvertierung für Menschen nicht lesbar. Wie sie ausgestaltet wird, ist damit vorrangig eine technische Frage, die von den Software- und Systemanbietern gelöst werden muss. Da verschiedene Daten-Formate vorbehaltlich ihrer Kompatibilität mit den technischen Vorgaben der europäischen Norm zulässig sind, wird dieses zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger zu vereinbaren sein, ebenso wie der Übermittlungsweg. Es wird auch möglich sein, E-Rechnungen zweiteilig (hybrid) zu erstellen, sodass sie sowohl von Maschinen als auch von Menschen lesbar sind.
Als sonstige Rechnungen werden zukünftig alle Rechnungen bezeichnet, die hinsichtlich ihres Datei-Formats nicht der EU-Norm entsprechen oder auf Papier übermittelt werden.
Die E-Rechnung wird verpflichtend für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern für steuerbare Lieferungen und Leistungen bei Bruttorechnungsbeträgen über 250,00 EUR. Umsätze an private Endverbraucher oder grenzüberschreitende Umsätze sind jedoch ausgenommen. Kleinunternehmer sind vorerst ebenfalls von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit.
Für die Verpflichtung zum Ausstellen und Übermitteln einer E-Rechnung sieht das Gesetz Übergangsfristen vor. Für Umsätze bis 31.12.2026 können noch andere Rechnungsformate verwendet werden. Darüberhinausgehende Übergangszeiten sind vom Unternehmensumsatz und der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig. Ab 2028 sind die Anforderungen an die E-Rechnungen zwingend von allen inländischen Unternehmen einzuhalten. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es
keine Übergangsfrist. Daher müssen inländische Unternehmer ab Januar zum Empfang von E-Rechnungen in der Lage sein. Dies schließt allerdings auch ein, dass Vorkehrungen für die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen getroffen sein müssen. Mit der Bereithaltung eines E-Mail-Postfaches zum Empfang ist es daher nicht getan. Zu beachten ist, dass die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Struktur unveränderbar zu archivieren ist. Ein Ausdrucken und Aufbewahren in Papierform entspricht daher nicht mehr der gesetzlichen Archivierungspflicht.
Immobilienverwalter, Vermieter und auch Wohnungseigentümergemeinschaften (in Teilbereichen) sind Unternehmer im Sinne des § 2 Umsatzsteuergesetz und unterfallen damit den Verpflichtungen der neuen gesetzlichen Regelungen. Dies betrifft bezüglich des Empfangs von E-Rechnungen auch die Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze tätigen und keine Möglichkeit zur Umsatzsteueroption haben. Die Verarbeitung, insbesondere die Herstellung der Lesbarkeit für Menschen wird sowohl im Vermietungs-als auch im Verwaltungsbereich der Wohnungsunternehmen unabdingbar eingerichtet sein müssen, um den Mietern oder den Eigentümern die gesetzlich fixierten Belegeinsichten z. B. bei Betriebskostenabrechnungen oder Kostenumlage bei Modernisierungsmieterhöhungen ermöglichen zu können.
In der Geschäftsraummiete wird der Vermieter jedenfalls nach Auslaufen der Übergangsfristen als umsatzsteuerrechtlicher Unternehmer auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sein.
Die Wohnungsunternehmen werden gut beraten sein, ohne Zögern die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen, auch wenn es möglicherweise wegen der gewährten Übergangsfristen noch längere Anlaufzeiten geben wird, bis die Rechnungsaussteller ausschließlich E-Rechnungen versenden werden.
Zu beachten ist auch, dass der Empfang einer E-Rechnung ab 2025 nicht mehr abgelehnt werden kann, die Erzwingung einer Rechnungsstellung in einem anderen Format ist dann nicht mehr möglich. Geschäftsabläufe könnten somit empfindlich beeinträchtigt werden, wenn die entsprechenden technischen Voraussetzungen nicht vorhanden sind.
Angela Glöckner
Diplom-Juristin
