Die Vergütung des WEG-Verwalters nach der Reform 2020
Bei Übernahme eines neuen Verwaltungsmandates bedarf es der sorgfältigen Kalkulation der Verwaltervergütung. Leider basieren in der Praxis viele Angebote der Verwalter noch einzig auf pauschalen Durchschnittswerten, abhängig von der Marktlage und nach Zahl der zu verwaltenden Einheiten, oft sogar ohne Vorbesichtigung und Unterlageneinsicht.
Dabei trifft den Verwalter ein erhebliches Haftungsrisiko. Der Gesetzgeber hat in der Reform die gesetzlichen Handlungsbefugnisse aber auch die Pflichten des Verwalters weit gefasst.
Tatsächlich „rechnet sich“ der Vertrag nur, wenn der voraussichtlich in der konkreten Gemeinschaft anfallende Zeitaufwand passgenau prognostiziert wird. Dazu sind konkrete Informationen über die Gemeinschaft erforderlich, die über eine vollständige Einsicht in die Verwaltungsunterlagen gewonnen werden könnte, was jedoch praxisfern erscheint. Die wichtigsten Aspekte für die Kalkulation des zukünftigen Aufwandes und mögliche Informationsquellen werden im Folgenden – ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Wertigkeit der Reihenfolge genannt:
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Fakt |
Relevanz für z. B.: |
Informationsquelle mind.: |
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Qualität des Vorverwalters |
Ein- und Nacharbeitungsaufwand, Risiken für Fehler wegen übersehener, in Kürze ablaufender Fristen, Aufwand für Beschaffung von Unterlagen und Informationen, Geltendmachung von Regress- und Herausgabeansprüchen; Anzahl von Versammlungen und Umlaufverfahren; Erwartungshaltung der Eigentümer
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Beschluss-Sammlung letzte Jahresabrechnung gepflegte und vollständige Grundlagenurkunden (Teilungserklärung/ Gemeinschaftsordnung, Nachträge etc.) |
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Software des Vorverwalters |
Möglichkeit der erleichterten Datenübertragung
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Vorverwalter |
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Finanzierungslage der Gemeinschaft |
Wie oft muss unterjährig eine Versammlung stattfinden, um Geld einzusammeln, bevor Verträge geschlossen werden können? Sind Kreditverbindlichkeiten zu bedienen? Zahl der zu bedienenden und abzurechnenden Konten, Zahl von SEPA-Mandaten und Selbst-zahlern (Buchhaltungsaufwand) Nachvollziehbarkeit der Jahresabrechnung Hausgeldschuldner – Inkassoaufwand |
letzte Gesamtabrechnung Beschluss-Sammlung |
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Rücklagen: Zahl, Höhe, Nachvollziehbarkeit der Buchungen |
Abrechnungsaufwand für eine oder mehrere Rücklagen (Erhaltung, Prozesskosten, bauliche Veränderungen, Jahresanfangsrücklage etc.) |
letzte Jahresabrechnung |
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gewählte Umlageschlüssel |
Sind Flächenberechnungen bekannt? Müssen Personenzahlen überwacht werden?
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Beschluss-Sammlung Gemeinschaftsordnung |
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Stimmrechts-regelungen |
Mehrheitseigentümer? Komplizierte Stimmkraftberechnungen?
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Gemeinschaftsordnung |
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Regelungen für Eigentümerver-sammlungen |
schwierige Teilnahmestreitigkeiten wg. Vertretervollmachten; leichter Einladungs-versand (Klausel: Absendung an letzte Adresse genügt); Hybridversammlung zugelassen? Tools für Onlineteilnahme in WEG schon vorhanden?
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Gemeinschaftsordnung
Beschluss-Sammlung |
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Baulicher Zustand der Anlage (Alter, Sanierungsbedarf) |
Anzahl und Umfang der anstehenden Bauprojekte in der Verwaltungszeit; |
Besichtigung; Instandhaltungsplan des Vorverwalters |
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Größe und tech-nische Ausstattung der Anlage |
Betreuungsaufwand für Prüfung und Erhaltung sowie Jahresabrechnung |
Besichtigung |
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Planungen für Baumaßnahmen |
z. B. E-Ladung, Aufzugsanbau, Balkonanbau (in Vergangenheit schon andiskutiert?) |
Besichtigung, Versammlungsprotokolle, Beschluss-Sammlung |
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Besondere Bauten? |
z. B.: BHKW, Tiefgarage, Bad, Sauna
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Besichtigung |
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Anzahl der Selbstnutzer und Kapitalanleger
auch Teileigentümer, werdende Eigentümer? |
voraussichtliches Mitwirkungsinteresse, erforderliche Korrespondenz mit Mietern Auswirkungen der Nutzung gewerblichen Teileigentums; Überwachung und Datenpflege bei Eigentumsübertragung |
Adressliste
Vorverwalter Grundbuchamt |
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Veräußerungsbe-schränkungen § 12 WEG |
Aufwand für Prüfung der Eignung des Erwerbs-interessenten; Aufwand für Notartermine, Vereinbarung Sondervergütung
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Gemeinschaftsordnung Beschluss-Sammlung |
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Verwaltungsbeirat |
Ansprechpartner für Zweifels- oder Streitfragen, Aufwand für Beiratssitzungen und -konsultationen |
Beschluss-Sammlung |
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Streitlust der Beteiligten |
Zeitaufwand für Korrespondenz mit Beirat, Anwälten, Gericht, Information der Eigentümer, Nachbarn; Überwachung Konto-deckung |
Beschluss-Sammlung Besichtigung zum Nachbargrundstück hin (Grenzbaum, Grenzbebauung) |
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laufende Verträge |
Überwachungs- und Erfüllungsaufwand, evtl. bei ablaufenden / Kurzfristverträgen baldige Angebotseinholung |
Beschluss-Sammlung – aber Achtung: Verwalter durfte auch Verträge ohne Beschluss abschließen – dafür siehe Verwaltungsunterlagen, letzte Jahresabrechnung |
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Hat die WEG Ange-stellte (z. B. Haus-meister)? |
Lohnabrechnungsaufwand |
letzte Jahresabrechnung; Beschluss-Sammlung
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Grundbuchstand |
Gibt es Erbengemeinschaften, laufende Zwangs- oder Insolvenzverwaltungen, Versteigerungsverfahren? Sind Beschlusseintragungen nachzuholen?
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Grundbuchamt; Gemeinschaftsordnung (vereinbarte Beschlusskompetenzen) |
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Laufende Versiche-rungen und offene Versicherungsfälle
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Überwachung und Bearbeitung |
Beschluss-Sammlung |
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Bestellter Vertreter der Gemeinschaft |
Fälle des Insichgeschäfts; Entgegennahme von Erklärungen des Verwalters gegenüber WEG
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Beschluss-Sammlung |
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Aktuelle gesetzliche Pflichten?
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Stand Zensusvorbereitung / Umsetzung? |
Vorverwalter |
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Hausordnung |
Sind Grundsatzfragen geklärt oder muss Verwalter erst einen Entwurf erarbeiten? Gibt es Gärten in Sondernutzung / Sondereigentum?
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Hausordnung |
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Klare Zuordnung Sonder- / Gemeinschafts-eigentum |
Nachvollziehbare Klauseln in der Teilungs-erklärung? Nachträgliche Umbauten? Zuständigkeit des Verwalters
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Gemeinschaftsordnung Beschluss-Sammlung Besichtigung |
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Datenschutz |
Ansprechpartner in WEG? Ausreichende Rege-lungen dazu (Auftragsdatenvereinbarungen geschlossen oder nachzuholen etc.)? Daten der Mieter für § 15 WEG-Verfahren bekannt?
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Beschluss-Sammlung Vorverwalter |
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Stand der Digitalisierung der WEG |
Muss der Verwalter erst noch alles scannen? Zahlreiche Ordner lagern? Eigentümerportal?
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Vorverwalter |
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Schließanlage |
Aufwand bei Schlüsselverlust
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Vorverwalter |
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Stand Abnahme des Gemeinschaftseigentums |
Bauträgerstreitigkeiten, Mängelbeseitigung, laufende Fristen |
Vorverwalter Beschluss-Sammlung
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… |
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Es ist denkbar, dass Vorverwalter oder Beirat keine Einsicht in die Unterlagen gewähren wollen. Das kann einerseits bereits darauf hindeuten, dass es sich nur um ein Scheininteresse handelt, um drei Angebote für die Beschlussvorbereitung nachweisen zu können, der neue Verwalter aber im Grunde bereits „feststeht“. Andererseits können auch ernst zu nehmende Datenschutz- und Geheimhaltungsinteressen eine Rolle spielen. Letzteren kann mit einer Verschwiegenheitserklärung abgeholfen werden. Oder aber der Vorverwalter bzw. Beirat füllen einen entsprechenden Fragebogen des Bewerbers aus.
Zusammenfassend lässt sich konstatieren: unverzichtbar ist die Einsicht in die Notarurkunden, die Beschluss-Sammlung sowie die letzte Jahresabrechnung. Des Weiteren muss eine Besichtigung vor Ort stattfinden, vorzugsweise mit dem Beirat.
Noreen Walther
Rechtsanwältin
