Die Gestaltung der Jahresabrechnung der WEG nach der Entscheidung des BGH vom 04.12.2009 (Az. V ZR 44/09)

Das oben zitierte Urteil des BGH zur Darstellung der Instandhaltungsrückstellung hat die WEG-Verwalter erheblich verunsichert und gibt zugleich Anlass, die Gestaltung der Jahresabrechnung neu zu überdenken. Die einzelnen Softwareanbieter arbeiten zum überwiegenden Teil immer noch fieberhaft an praktischen Lösungen.

Das Urteil vom 04.12.2009 kann wie folgt zusammengefasst dargestellt werden:

1. Die Abrechnung muss, anders als ein Wirtschaftsplan, nicht die geschuldeten Zahlungen für die Instandhaltungsrücklage, sondern die tatsächlichen Einnahmen und Kosten ausweisen.
    
2. Tatsächliche und geschuldete Zahlungen der Eigentümer auf die Rücklage sollen sowohl in der Jahresgesamtabrechnung als auch in den Einzelabrechnungen weder als Ausgabe noch als sonstige Kosten gebucht werden. Vielmehr sind die tatsächlichen Zahlungen als Einnahmen darzustellen und zusätzlich auch informativ die geschuldeten Zahlungen anzugeben.
    
3. Die tatsächlichen Zahlungseingänge sind wie Vorschüsse auf das Hausgeld Einnahmen der Gemeinschaft. Dabei ist es unerheblich, ob die Zahlungen auf dem allgemeinen Gemeinschaftskonto eingehen und von dort auf ein getrenntes Rücklagenkonto überwiesen werden, weil es sich hierbei nur um einen internen Buchungsvorgang handele. Die Zuordnung der Zahlungseingänge zu Rücklagen führe auch nicht zu einem Geldabfluss, so dass eine Einordnung als Ausgabe oder sonstige Kosten ausgeschlossen sei. Insbesondere könnten Soll-Zahlungen, d. h. geschuldete aber tatsächlich nicht geleistete Zahlungen nicht auf ein Rücklagenkonto weitergeleitet werden. Die Buchung als fiktive Ausgabe ohne hinreichende Darstellung in der Rücklage sei nicht mehr nachvollziehbar, weil dann die Rücklage größer als tatsächlich erscheine. Ausgehend vom Zweck der Abrechnung, den Wohnungseigentümern aufzuzeigen, welche Ausgaben und Einnahmen im Abrechnungszeitraum tatsächlich zu verzeichnen waren, dürften lediglich die tatsächlich erzielten Einnahmen und Ausgaben gebucht werden, weil allein dadurch den Wohnungseigentümern ermöglicht werde, die Vermögenslage der Gemeinschaft nachzuvollziehen und die Abrechnung zu prüfen. Eine gesonderte Abrechnung der Rücklage sei nicht erforderlich, jedoch eine Darstellung der Entwicklung der Rücklage, die sowohl die tatsächlich erbrachten Zahlungen auf die Instandhaltungsrücklage, als auch die geschuldeten aber nicht aufgebrachten Beträge ausweise. Diese Anforderungen seien sowohl in der Gesamt- als auch in den Einzelabrechnungen auszuweisen.
    
4. Erweist sich eine Jahresabrechnung, die der Verwalter erstellt hat und die durch den Beirat geprüft wurde, jedoch als fehlerhaft, sind die Voraussetzungen für eine Entlastung des Beirates und des Verwalters nicht gegeben. Entsprechende Entlastungsbeschlüsse sind daher auf Anfechtung ebenfalls aufzuheben.

Weiterhin ist zu beachten, dass die Zahlungen der Eigentümer im Rahmen der Hausgeldvorschüsse bereits zweckgebunden erfolgen. Im Rahmen des Wirtschaftsplans wird nämlich ausgewiesen, welcher Anteil der Vorauszahlungen auf die Bewirtschaftungskosten entfällt, die laufend entstehen, und welcher Anteil für die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage angedacht ist. Mit dem Beschluss zum Wirtschaftsplan werden daher die Zuführungsbeträge zur Instandhaltungsrücklage zweckgebunden. Ziel der Instandhaltungsrücklage ist es, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum abzusichern, bei plötzlich auftretendem Reparaturbedarf über eine hinreichende Liquidität zu verfügen und damit insbesondere zahlungsschwache Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht ad hoc finanziell zu überfordern.

Daraus folgt, dass bei Minderzahlungen der Zahlungseingang anteilig – und zwar nach dem Verhältnis der Teilforderungsbeträge – zum einen auf Hausgeld im engere Sinne und zum anderen auf die Rückstellung verbucht werden muss, sofern die Eigentümer nicht eine anderweitige Verrechnung beschließen.

Aufgrund der Zweckbindung ist es dem Verwalter untersagt, die Zuführungsbeträge zur Instandhaltungsrücklage beispielsweise zur Deckung der hohen Abschlagsbeträge zum Jahresanfang für die laufende Bewirtschaftung zu verwenden. An dieser Stelle sollte beispielsweise über eine gesonderte Bewirtschaftungsrücklage nachgedacht werden.

Überlegenswert ist zudem die Änderung des Lastschrifteinzuges gesondert nach Hausgeld im engeren Sinne auf das Hausgeldkonto und Zahlungen auf das Rücklagenkonto. Dabei kann auch ein abweichender Turnus, z. B. quartalsweise im Voraus, beschlossen werden.

Auf diese Art und Weise wird auch eine gesonderte Darstellung der Rücklage erleichtert. Diese sollte möglicherweise auch eine Auflistung der einzelnen Zahlungsschuldner und des jeweiligen Rückstandsbetrages enthalten.

Sind aufgrund des im WEG strengen Zu- und Abflussprinzips Zahlungen auf Rückstände des Abrechnungsjahres im Folgejahr und noch vor Beschlussfassung über die Jahresabrechnung eingegangen, sollte dies „informativ“ den Eigentümern im Rahmen der Schuldnerliste mitgeteilt werden, ebenso wie der Hinweis auf noch bestehende oder getilgte Altschulden des Vorjahres, über die nicht nochmals mit beschlossen wird.

In vielen Abrechnungsmustern erfolgt noch der Ausweis des Anteils des einzelnen Wohnungseigentümers an der Rücklage. Seit der Teilrechtsfähigkeitsentscheidung des BGH 2005 und kodifiziert seit der WEG-Reform 2007 gibt es jedoch keine Anteile an der Rückstellung mehr. Die Instandhaltungsrückstellung ist unteilbares Verwaltungsvermögen der Gemeinschaft, also des Verbandes. Dennoch bestehen die (Steuerberater der) Eigentümer auf diese Ausweisung. Sie kann daher allenfalls mit dem Zusatz erfolgen:

„Die Instandhaltungsrückstellung ist Verbandsvermögen. Ein Anteil des einzelnen Wohnungseigentümers besteht daher daran nicht. Rein informativ wird der Betrag der von Ihnen geleisteten Zahlungen auf die Rücklage wie folgt mitgeteilt: …“

Im Rahmen der nächsten monatlichen Mandantenberatungen werden wir mit den Beratungsvertragsmandanten, die Gemeinschaftseigentum verwalten, die weitere Verfahrensweise im jeweiligen Unternehmen besprechen.

Noreen Walther
Rechtsanwältin

im Kanzleiforum 06/2010

Rechtsanwälte Strunz ♦ Alter, Chemnitz