Aktualität und Umfang von Geschäftsordnungen für Vorstände und Geschäftsführer

Anlässlich aktueller Beratungsprozesse für unsere Mandanten möchten wir Sie im Gesellschaftsrecht gern darauf aufmerksam machen, dass Geschäftsordnungen für die Organe Ihrer Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Ihre Genossenschaft weiterhin einen essentiellen Teil der sicheren und kompetenten Unternehmensführung darstellen.

Geschäftsordnungen bzw. Geschäftsanweisungen sind eine Zusammenfassung von Regeln und Richtlinien, die für Kollegialorgane den typischen Arbeitsablauf im Unternehmen vorgeben. Dadurch werden die Effizienz des Handelns und die Haftungsabgrenzung im Organ – dies kann die Geschäftsführung aber auch der Aufsichtsrat sein – klar geregelt und festgeschrieben.

Vor Allem bei mehr als einem geschäftsführenden Mitglied sollte über eine aktuelle und umfangreiche Geschäftsanweisung nachgedacht werden. Wir stellen Ihnen hierzu unsere fundierten und erfahrungsreichen Grundlagen zur Verfügung, indem wir mit Ihnen gemeinsam bereits viele Jahre Geschäftsordnungen prüfen, ergänzen aktualisieren oder neugestalten.

Allein die gesetzliche Ausgangsituation im § 35 Abs. 2 GmbHG bzw. § 24 GenG, die ein Zusammenwirken mehrerer Personen im Außenverhältnis als sog. Gesamtvertretung vorgibt, indiziert die Notwendigkeit entsprechender Abgrenzungs-, Zuordnungs-, Zustimmungs- und Verbotsregelungen. Dies beinhaltet nicht nur besondere oder umfangreiche Geschäfte und Rechtshandlungen (Stichwort: Wertgrenzen und Zustimmungserfordernisse für Aufsichtsgremien), sondern auch das alltägliche und übliche Geschäft im Unternehmen. Die detailliert geregelte Arbeitsaufteilung und interne Haftungsabgrenzung gibt Ihnen und Ihren Unternehmen die Möglichkeit, das spezielle Fachwissen der Führungspersönlichkeiten effizient aufzuteilen und keine Arbeitskraft und -zeit zu verschwenden.

Beispielhaft kann – abweichend vom Gesetz – eine Alleinvertretungsmacht nach außen deutlich und klar geregelt werden. Weiterhin sind Aufteilung der Geschäftsbereiche und Zuordnungen von Zuständigkeiten zielführend. Zudem sollte als Hauptbestandteil dann die Haftungsbegrenzung für die eigenen Ressorts festgelegt sein. Zwar kann im Außenverhältnis eine Haftung nicht wirksam vollständig begrenzt werden, gleichwohl sind durch die Vereinbarung in der Geschäftsordnung und regelmäßiger Kontrolle bzw. Überwachung des anderen Organteils Freizeichnungen und haftungsrechtliche Beschränkungen durchaus machbar.

Nach den Vorgaben des Bundesfinanzhofes (BFH) muss die wirksame Geschäftsordnung schriftlich verfasst werden. Beschlossen wird sie entweder von der Gesellschafterversammlung bzw. dem Gesellschafter, vom Aufsichtsrat oder gar der Geschäftsführung/ dem Vorstand selbst. Die Vorgaben zum Prozedere sind zumeist im Gesellschaftsvertrag (Satzung) geregelt und bedürfen üblicherweise der einfachen Mehrheit.

Äußerst wichtig ist die Abstimmung mehrerer Regelungen in den Gesellschaftsverträgen (Satzungen), den Anstellungsverträgen der Geschäftsführer/ Vorstände sowie der Geschäftsordnung selbst.

Von einer anderweitigen Regelung unberührt bleiben grundlegende Aspekte und essentielle Punkte der Unternehmensführung, wie z. B. die allgemeine Unternehmenspolitik und Richtlinien, Bilanzierung und Erstellung von Jahresabschlüssen sowie besonders wichtige Entscheidungen der Gesellschafterversammlung bzw. des Gesellschafters sowie Grundlagengeschäfte.

Selbst bei Unternehmen mit nur einem geschäftsführenden Organ sind Geschäftsordnungen unerlässlich, bereits aus dem Gedanken der Rechenschafts- und Handlungspflicht den Aufsichts- und Gesellschaftergremien gegenüber. Zum einen ist dann eindeutig, was die Geschäftsführung / der Vorstand im Außenverhältnis (allein) „darf“ und „soll“, zum anderen aber auch, was und wo die Grenzen der Verantwortung und Beschränkungen im Innenverhältnis liegen.

Eine besondere Problematik stellt hierbei dar, dass Geschäftsordnungen im Gegensatz zu Gesellschaftsverträgen ohne Weiteres geändert werden können, ohne dass dies beim Registergericht eingetragen oder beim Notar beurkundet werden muss. Da zum Teil Satzungen auf (noch) nicht oder nicht mehr bestehende Geschäftsordnungen verweisen oder Geschäftsordnungen ohne Abstimmung zur Satzung, manchmal mit gegenteiligen Inhalten, geändert werden, entstehen auch zahlreiche Widersprüche und Unklarheiten. Diese können im unternehmerischen Ablauf „Sand ins Getriebe streuen“ und die latente Gefahr einer Handlungsunfähigkeit verursachen. Wir beraten unsere Mandanten daher auch üblicherweise im gesamten Kontext unternehmenseigener Regelungen, damit für Kontroll- und Handlungsebene Sicherheit und Klarheit bestehen kann.

Sebastian Tempel

Rechtsanwalt

Kanzleiforum 06/2018
Rechtsanwälte Strunz ♦ Alter, Chemnitz