Belegeinsicht des Mieters in eingescannte Belege

In einem Urteil vom 30.04.2020 zu Az. 418 HKO 117/18 entschied das LG Hamburg zum Belegeinsichtsrecht des Mieters in Original- oder eingescannte Belege.

Der Fall:

Wie aus dem Aktenzeichen ersichtlich wird, handelte es sich nicht um ein Wohnraummietverhältnis, sondern um einen Gewerbemietvertrag, in dem die Betriebskostenumlage in Form von Vorauszahlungen und Abrechnungspflichten vereinbart war. Der Mieter beanspruchte die Belegeinsicht in Originalbelege einschließlich Versorgungsverträgen mit Dritten und Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer. Der Vermieter dagegen legte lediglich Ausdrucke eingescannter Belege vor, verweigerte die Einsicht in den Versorgungsvertrag und die Einzelverbrauchsdaten der anderen Mieter. Der Mieter wiederum erhob Klage auf Gewährung der Einsicht.

Die Entscheidung:

Der Klage stattgebend verurteilte das LG Hamburg den Vermieter, sämtliche Verträge, die mit Dritten abgeschlossen wurden und in die Abrechnung eingeflossen sind, sämtliche relevanten Rechnungen einschließlich zugehöriger Lieferscheine, Stundenzettel, sämtliche Unterlagen zur Ermittlung der Umlageschlüssel und sämtliche Ableseprotokolle für die Mieter offenzulegen.

Des Weiteren urteilte das Gericht, dass sämtliche Unterlagen und Belege im Original, soweit noch vorhanden, alternativ Belegkopien unter Nachweis, dass diese den Originalen gleichstehen, vorzulegen sind. Die Rechtslage zum Einsichtsrecht in ausschließlich digitale Dokumente ist nach wie vor uneinheitlich und umstritten. Nach teils vertretener Auffassung bedarf es stets der Einsicht in die Originalbelege. Nach anderer Ansicht reicht auch die Vorlage eingescannter Belege jedenfalls dann, wenn keine Originale mehr vorhanden sind und aufgrund technischer und administrativer Vorkehrungen sichergestellt ist, dass eine Fälschung ausgeschlossen ist, somit also die gescannten Dokumente den Originalen gleichgestellt werden.

Es gelte der Grundsatz, dass der Mieter sich nicht auf die Vorlage von Kopien verweisen lassen müsse. Soweit Originalunterlagen nicht mehr umfassend vorhanden seien, sollte der Vermieter jedenfalls im Einzelnen darlegen und benennen, welche noch vorhanden sind und diese vorlegen.

Das Gericht hebt des Weiteren bereits veröffentlichte Rechtsprechung hervor, wonach eine Ausnahme dann gemacht werden könne, wenn der Vermieter auf ein papierloses Büro umgestellt habe und Rechnungen in elektronischer Form vorliegen, die auch vom Finanzamt akzeptiert werden. Soweit das gewählte Scanverfahren fälschungssicher ist, müsse sich der Mieter auf eingescannte Belege verweisen lassen. Dann könne der Mieter nicht schlicht einwenden, dass es sich nicht um Originale handele.

Zudem stehe auch ein Einsichtsrecht in zugrundeliegende Abrechnungsunterlagen und Verträge zu, soweit diese Auswirkungen auf die Betriebskostenabrechnung hatten. Das Einsichtsrecht bestehe lediglich hinsichtlich solcher Belege nicht, die sich ausschließlich auf nicht umlagefähige Kosten beziehen.

Der Mieter müsse auch nicht ein besonderes Interesse an der Einsicht in die Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer darlegen. Vielmehr dürfe er darin Einsicht nehmen, um die Richtigkeit der Kostenverteilung zu prüfen. Des Weiteren bekräftigte das Gericht nochmals, dass es hinsichtlich einer Umlage nach dem Flächenanteil auf die tatsächliche Fläche ankomme.