Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats

Bereits im Kanzleiforum März 2016 hatten wir Ihnen mit dem Artikel „Aktuelle Leitlinien für Geschäftsprozesse in Aufsichtsgremien“ einige inhaltliche Aspekte für das Prozedere bei Aufsichtsräten vorgestellt. Der nachstehende Artikel soll nochmals die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats zusammenfassen und hierfür sensibilisieren.

Der Aufsichtsrat als Organ ist bekanntlich im Aktiengesetz geregelt (§§ 95 ff. AktG). Über die Verweisung in § 52 GmbHG gilt ein Großteil der Regelungen ebenfalls in Ihren kommunalen Wohnungsbaugesellschaften und Wohnungsgesellschaften, sofern dieser freiwillig in der GmbH eingerichtet ist. Der Aufsichtsrat muss aus mindestens drei Mitgliedern bestehen, wobei die Satzung der GmbH hier auch eine höhere Anzahl vorsehen kann. Grundsätzlich muss die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder immer durch drei teilbar sein. Weiterhin besteht die Einschränkung für Aufsichtsratsmandate, wenn die Person bereits andere zehn Aufsichtsratsmandate inne hat; wenn die Person gesetzlicher Vertreter einer anderen Kapitalgesellschaft ist; wenn diese Person Vorstand, Stellvertreter von Vorstandsmitgliedern, Prokurist oder umfassend Handlungsbevollmächtigter der Gesellschaft ist oder wenn diese Person gesetzlicher Vertreter eines von der Gesellschaft abhängigen Unternehmens ist oder in den letzten zwei Jahren Vorstandsmitglied derselben Gesellschaft war, es sei denn, die Wahl erfolgt auf Vorschlag von 25 % der Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung.

Im Wesentlichen besteht die Pflicht und auch das Recht des Aufsichtsrates, den Vorstand zu überwachen (§ 111 AktG), bei zustimmungspflichtigen Geschäften ggfs. ein Veto einzulegen oder diese zu genehmigen. So kann der Aufsichtsrat grundsätzlich bei Unternehmensstrategien, Unternehmensorganisation, Marktpositionierung, Personalstruktur, Vertriebssysteme, Controlling aber auch im Rechnungswesen zumindest Auskunft und Einsicht in wesentliche Unterlagen verlangen.

Zudem hat der Aufsichtsrat das Prüfungsrecht für den Jahresabschluss sowie das Recht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung, wenn es das Wohl der Gesellschaft erfordert. Zudem hat er die Kontrolle des Risikoüberwachungssystems des Vorstandes inne. Wichtig und oftmals unbeachtet – das hat in der Vergangenheit eine Vielzahl von Fällen bei unseren Mandanten gezeigt – ist der Aufsichtsrat aber auch grundsätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Letztlich bestellt der Aufsichtsrat grundsätzlich den Vorstand und handelt mit diesem die Anstellungsverträge aus, wobei hiervon aber satzungsgemäß bei den kommunalen Gesellschaften abgewichen werden kann. Ausdrücklich nicht im Aufgabenbereich des Aufsichtsrats Ihrer GmbH liegt das Weisungs- und Direktionsrecht, da dieses stets durch die Gesellschafterversammlung wahrgenommen werden muss.

Vor Allem in diesem sensiblen Gefüge der Machtpositionen in einer Gesellschaft kommt es oft zu Reibereien und schwammigen Grenzen des Dürfens und des Erlaubten. Dieses Spannungsfeld gilt es oftmals genau zu analysieren und operative Tätigkeiten sowie originäre Geschäfte der Geschäftsführung als Vertretungs- und Handlungsorgan abzugrenzen von den reinen Überwachungs- und Kontrollpflichten des Aufsichtsrats. Teilweise wird aktive Stadtratspolitik sowie ein eigenes wirtschaftliches Interesse von Aufsichtsratsmitgliedern versucht mittelbar in die Gesellschaft einzubringen, was jedoch von der Geschäftsführung nicht geduldet werden sollte oder muss. An dieser Stelle beginnt zum Teil bereits das Feld der Haftung von Aufsichtsräten. Andererseits werden auch Berichts- und Auskunftspflichten der Geschäftsführung nicht immer vollständig und rechtzeitig erfüllt.

Gemäß § 116 AktG, der auf die Haftung des Vorstandes verweist, haften die Aufsichtsratsmitglieder mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters. An dieser Stelle gibt es einige Mindeststandards, die durch diverse Ihnen bekannte Regelungen, z. B. wie die Compliance-Richtlinien oder Corporate bzw. Public Governance o. ä. ausgestaltet werden. Gerade bei kommunal bestimmten Gesellschaften kommt dem Aufsichtsrat eine exponierte Stellung zu. Die Prüfung von unternehmerischen Entscheidungen der professionellen Geschäftsführer ist zumeist nur mit erhöhtem Aufwand und zusätzlicher Beratung möglich.

Nach der Rechtsprechung des BGH müssen sich Aufsichtsratsmitglieder Kenntnisse und Fähigkeiten aneignen oder diese bereits besitzen, um alle Geschäftsvorgänge, die in Ihrem Unternehmen als „normal“ gelten, beurteilen und verstehen zu können. Aufsichtsratsmitglieder sollen Sachverständige nur für konkrete Einzelfallfragen hinzuziehen dürfen. Explizit sind die persönlichen Voraussetzungen für Aufsichtsratsmitglieder, die aus Stadträten in Wohnungsbaugesellschaften und Wohnungsgesellschaften gewählt werden, bereits durch den Gesetzgeber (z. B. in § 98 abs. 1 und 2 SächsGemO) vorgegeben. Obgleich in der GmbH die sog. Allzuständigkeit der Gesellschafterversammlung gegeben ist, wird die Beratung und Kontrolle dieser qualifizierten Aufsichtsratsmitglieder in Zukunft immer wichtiger. Zu überprüfen wäre in diesem Kontext, ob Aufsichtsratsmitglieder, die aufgrund von Parteizugehörigkeit und Stadtratszusammensetzung in Ihre Aufsichtsräte gewählt wurden, tatsächlich die erforderlichen (z. B. betriebswirtschaftlichen) Kenntnisse aufweisen oder bereit sind, diese mittels Schulungen und Lehrgängen zu erwerben. Das breite Feld der Wertgrenzen, bei denen der Aufsichtsrat Maßnahmen der Geschäftsführung zustimmen muss, erfordert teilweise umfassende betriebswirtschaftliche und buchhalterische Kenntnisse sowie Wissen im Bau- und Kapitalmarktbereich.

Sofern Aufsichtsräte die Ihnen obliegenden Sorgfaltsmaßstäbe verletzen – dies geschieht z. B. durch nicht rechtszeitige und dezidierte Berichterstattung an die Gesellschafterversammlung – und hierdurch der Gesellschaft ein Schaden entsteht, ist der Aufsichtsrat bzw. das einzelne Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft zum Schadenersatz verpflichtet. Diese Haftung der Aufsichtsratsmitglieder ist persönlich und gesamtschuldnerisch, was bedeutet, dass die Aufsichtsräte vornehmlich die Beweislast haben, die Sorgfalt eines ordentlichen gewissenhaften Geschäftsleiters angewandt zu haben. Diese sog. Beweislastumkehr geht daher stets von vornherein von einer Pflichtwidrigkeit des Verschuldens des Aufsichtsrats aus, bis dieser das Gegenteil bewiesen hat. Das einzelne Aufsichtsratsmitglied kann bei Beschlüssen, die seiner Meinung nach gegen die Satzung oder das Gesetz verstoßen, schriftliche Äußerungen und Vorschläge für eine Schadensabwendung abgeben, wobei die Rechtsprechung in den letzten Jahren hier erhöhte Anforderungen an die Qualität (Inhalt und Formulierung) der Berichte vorgegeben hat. Es muss in dieser Stellungnahme unbedingt erkennbar sein, dass der Aufsichtsrat seiner Prüfungspflicht nachgekommen ist und welche Maßnahmen und Methoden er etwa bei seiner Überwachungstätigkeit eingesetzt hat. Im Notfall kann das Aufsichtsratsmitglied, das erkannt hat, dass pflichtwidrig gehandelt wird, sein Aufsichtsratsmandat auch niederlegen.

Die Besonderheit der Beteiligung der öffentlichen Hand in den Wirtschaftsunternehmen stellt der Aufsichtsrat die eigentlich wichtigste Möglichkeit der Kommune dar, das von ihr wirtschaftlich betriebene Unternehmen in der Rechtsform einer GmbH effizient zu kontrollieren. Ein solcher Aufsichtsrat unterliegt zwar nur teilweise den aktienrechtlichen Vorschriften und statuiert insoweit einen Vorrang der Privatautonomie, gleichwohl gelten auch für einen aktienrechtlich geprägten Aufsichtsrat in einer GmbH Besonderheiten. Die eigentlich in der GmbH zuständige Gesellschafterversammlung wird durch die Überwachungsarbeit des kommunalen Aufsichtsrates teilweise weiträumig eingeengt. So tauchen z. B. parallel Überwachungsfunktionen auf, die bereits zur Interessenkollisionen zwischen einzelnen Personen führen können, da zumeist der Bürgermeister/die Bürgermeisterin als Vertreterin der Gesellschafterversammlung auch den Vorsitz im Aufsichtsrat führt.

Letztlich müssen Aufsichtsratsmitglieder Verschwiegenheit über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft beachten (z. B. vertrauliche Berichte und Unterlagen, vertrauliche Beratungen, Bank- und Geschäftsgeheimnisse), was z. T. auch strafbewehrt sein kann oder eine sofortige Abberufung bedeuten kann. Eingeschränkt wird dieser Verschwiegenheitsgrundsatz bei kommunalen Gesellschaften über §§ 394, 395 AktG, der aufgrund von Transparenz und Rechtsstaatlichkeit in der Kommune eine gewisse Berichterstattung an den Stadtrat zulässt. Aber auch diese Grenze der Weitergabe von Informationen von der Gesellschaft an die Gebietskörperschaft ist teilweise aufgeweicht und interpretationsfähig.

Sprechen Sie uns an! Wir beraten und begleiten seit vielen Jahren auch Gesellschafterversammlungen sowie gemeinsame Sitzungen von Geschäftsführung und Aufsichtsräten zu Sachverhalten in diesem Problemkreis. Oftmals ist das Aufzeigen der Grenzen und Möglichkeiten im Einzelfall zielführend und vor Allem friedensbringend.

Sebastian Tempel

Rechtsanwalt

Kanzleiforum 03/2018
Rechtsanwälte Strunz ♦ Alter, Chemnitz