Aktuelle Leitlinien für Geschäftsprozesse in Aufsichtsgremien

Mit nachstehender Information wollen wir Sie über die seit Jahresanfang 2016 neu eingeführte Norm (DIN SPIC 33456:2015-12), die sich mit dem Prozedere und den innerorganisatorischen Abläufen in Aufsichtsräten, Beiräten und Verwaltungsräten beschäftigt, hinweisen. Da mit dieser DIN (für deren Inhalt bislang noch keinerlei gleichartige Normen existieren) eine Art Referenzmodell, praktisch gesehen eine Landkarte der Prozesse in Aufsichtsräten vorgegeben wird, sollten Sie in Ihrem Unternehmen – sofern derartige Strukturen bestehen oder vorhanden sind,- entsprechende Routinen einführen bzw. anbieten. Potenzielle Anwender dieser neuen Leitlinien sind sämtliche Aufsichtsgremien von mittelständischen Kapitalgesellschaften, öffentlichen Unternehmen oder Unternehmen mit öffentlicher Beteiligung, Stiftungen sowie Familienunternehmen.

Die Aufsichtsgremien, die Vorstände und Geschäftsführungen überwachen sollen, müssen Leitlinien und Prozesse befolgen, um eine effiziente und wirtschaftliche Arbeit in den Unternehmen zu ermöglichen. Hierbei sind Sorgfalts- und Treupflichten zu beachten, vor Allem sollte deren Ausübung eine reibungslose Kommunikation mit den geschäftsführenden Organen begleiten.

Mitglieder von Aufsichtsgremien müssen ebenso wie Geschäftsführende nicht nur eine Vielzahl von Gesetzen, Regeln und Standards kennen und teilweise beherrschen (z. B. EU-Richtlinien & -verordnungen, GmbHG, AktG, HGB, DCGK, PCGK, etc.). Sie sollten auch Besetzungen des eigenen Mitgliederbestandes der Organe nach speziellen Standards durchführen, die Wahlen und Rechtshandlungen in den Räten nicht dem Zufall oder dem Gutdünken Einzelner überlassen und auch formelle Aspekte ihrer Tätigkeit (Protokollierungen, Beschlussfassungen etc.) kennen. Wichtig sind zudem Überprüfungen der eigenen Effizienz und der eigenen Schwachstellen. Von wesentlicher Bedeutung ist die Auswahl, Besetzung, Kontrolle, Vergütung und Steuerung des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung; hierbei klaffen teilweise erhebliche Wissenslücken verbunden mit dem Umstand, dass Aufsichtsratsmitglieder Grenzen in großem Maße unter- und überschreiten. Ein weiterer wichtiger Punkt, der von Aufsichtsratsmitgliedern beachtet werden muss, ist die Ausübung der Kontrollrechte bzw. ob das bestehende Kontrollsystem ggf. angepasst oder geändert werden muss. Oftmals verändern sich die Organe der Rechtsträger personell und strukturell in schneller zeitlicher Folge. Ein weiteres wichtiges Beispiel, für das die neue Norm weitere Lösungsvorschläge und Begleitprozesse anbietet, sind die Aufgaben der Prüfung von Jahresabschlüssen und Rechnungen innerhalb des Unternehmens sowie die Vorbereitung und Teilnahme an den Versammlungen der Gesellschafter.

Die DIN bietet am Ende im Anhang A zudem Arbeitshilfen und Checklisten zur Verwendung an.

Für eine spezielle Überprüfung und Lösungsfindung bzgl. Ihrer eigenen Aufsichtsgremien, die in Zusammensetzung, Art und Größe selten identisch sind, bieten wir Ihnen im Einzelfall jederzeit eine fundierte Analyse nebst Vorschlägen für Anpassungen und zielführende Verbesserungen an. Bitte sprechen Sie uns an.

Sebastian Tempel

Rechtsanwalt

im Kanzleiforum 03/2016

Rechtsanwälte Strunz ♦ Alter, Chemnitz