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Compliance in den Unternehmen der Wohnungswirtschaft

In den Unternehmen der Wohnungswirtschaft bestehen Risiken, die eine Prävention zur Vermeidung von materiellen und Imageschäden erforderlich machen.

Die Rechtsmäßigkeit des Handelns der Organe und Mitarbeiter sowie der Tochter- und Beteiligungsgesellschaften ist in verstärktem Maß in den Mittelpunkt der Leitungsverantwortung und Leitungskontrolle in den Unternehmen gerückt.

Einen wesentlichen Schwerpunkt bildet die Gestaltung folgender Prozesse:

  • Identifikation von Risiken durch Analyse der rechtlichen Risiken und umfassende Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen
  • internes Informationssystem mit dem Ziel der Verbesserung und Entwicklung von Unternehmensrichtlinien und der Qualifikation der Mitarbeiter des Unternehmens
  • internes und externes Kommunikationssystem zur besseren Transparenz  der Unternehmensabläufe und des Meldesystems von Verstößen
  • internes Kontrollsystem einschließlich eines Frühwarnsystems zum Erkennen von Risiken.

Die Ziele des Compliance sind die Risikominimierung zur Steigerung der Effizienz und Effektivität.

Typische Risikofelder in den Unternehmen der Wohnungswirtschaft sind dabei insbesondere:

  • Auftragsvergabe bei der Bau- und Instandsetzungstätigkeit
  • Verwaltung, Bewirtschaftung und Vermietung
  • Verkehrssicherungspflichten
  • Grundstücksverkehr.

Ein erster Schritt zur Einrichtung eines Compliance Managementsystems ist die Schaffung eines Risikomanagementsystems in der ersten Stufe mit folgenden Maßnahmen:

  • Erarbeitung der erforderlichen Regelungen in den Satzungen und Gesellschaftsverträgen
  • Gestaltung des Unternehmensleitbildes und den sich daraus ableitenden Verhaltenskodex
  • Einführung eines internen Kontroll- sowie Risikofrühwarnsystems.

Die Umsetzung der Compliancemaßnahmen kann in der Stufe des Verhaltenskodex sowohl als Betriebsvereinbarung oder als Dienstanweisung erfolgen.

Der wesentliche Inhalt sollte dabei u.a. folgende Schwerpunkte berücksichtigen:

  • Verantwortung aller Mitarbeiter bei der Vermeidung und Aufdeckung von Korruptionstatbeständen
  • Beteiligungen an Unternehmen, die Geschäftspartner des Unternehmens sind
  • Geschäfte des Unternehmens mit den Mitarbeitern nahe stehenden Personen
  • Grundprinzipien der Vergabe von Aufträgen
  • Verbindung der privaten Sphäre der Mitarbeiter mit andern Unternehmen, die Geschäftspartner des Arbeitsgebers sind
  • Wettbewerbsrelevante Tätigkeiten von Mitarbeitern für andere Unternehmen
  • Verfahrensweise mit Zuwendungen von Unternehmen und Gewährung von Zuwendungen sowie Sponsoring.

In den Unternehmen sind interne oder externe Compliance-Beauftragte zu bestellen, die insbesondere die Einhaltung, Umsetzung und Fortschreibung des Compliance-Managements sichern, sowie die Fortschreibung der einzelnen Bestandteile anregen und einfordern.

Dietmar Strunz
Rechtsanwalt

im Kanzleiforum 12/2012

Rechtsanwälte Strunz ♦ Alter, Chemnitz